Politique de confidentialité

Reborn Aesthetic exploite des cliniques de médecine esthétique au Québec ainsi qu'un salon de coiffure et de maquillage. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web, prenez rendez-vous dans l'une de nos cliniques ou communiquez avec nous.

Cette politique est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec cette personne pour toute question relative à la présente politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident de confidentialité.

• Courriel : [email protected]
• Courrier : Responsable de la protection des renseignements personnels, Reborn Aesthetic, Montréal (Québec), Canada
• Téléphone : (514) 492-0445

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins identifiées ci-dessous. Selon votre interaction avec nous, ces renseignements peuvent inclure :

• Identité et coordonnées : nom, prénom, courriel, numéro de téléphone, langue préférée.
• Renseignements de rendez-vous : clinique choisie, traitements demandés, dates et heures, notes laissées dans le formulaire.
• Renseignements médicaux et esthétiques (en clinique uniquement, jamais via le site Web) : antécédents pertinents, allergies, médicaments, photos avant/après lorsque vous y consentez expressément.
• Renseignements de paiement : traités directement par nos fournisseurs de réservation (Square ou GoRendezvous); nous ne stockons pas les numéros de carte complets.
• Données techniques : adresse IP, type d'appareil, navigateur, pages consultées, temps passé, source de référence, témoins (voir notre Politique relative aux témoins).

Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins suivantes :

• Prendre, confirmer, modifier et annuler vos rendez-vous.
• Vous fournir les traitements demandés et assurer la sécurité clinique.
• Répondre à vos questions et demandes envoyées via le formulaire de contact.
• Vous transmettre des rappels et confirmations liés à vos rendez-vous (transactionnel).
• Vous transmettre des communications marketing si vous y avez consenti explicitement (vous pouvez retirer ce consentement en tout temps).
• Améliorer notre site Web et nos services (statistiques agrégées, dépannage technique).
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige autrement.

Le consentement est demandé de manière distincte pour chaque finalité non essentielle. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant le retrait.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement à des sous-traitants et fournisseurs de services qui en ont besoin pour nous aider à exécuter les finalités décrites ci-dessus, sous contrat de confidentialité écrit. Les principales catégories sont :

• Fournisseurs de réservation : Square Inc. (cliniques Montréal, Québec, Salon Reborn) et GoRendezvous (clinique d'injection Montréal) pour gérer les rendez-vous et les paiements.
• Hébergement et infrastructure du site Web : Vercel Inc. (États-Unis), avec des accords de transfert de données conformes.
• Analyse d'audience : Google Analytics (Google LLC) — uniquement avec votre consentement.
• Mesure publicitaire : Meta Pixel (Meta Platforms, Inc.) — uniquement avec votre consentement.
• Communications transactionnelles : nos fournisseurs de courriel et de SMS pour les rappels de rendez-vous.
• Autorités, lorsque la loi nous y oblige.

Certains de nos fournisseurs sont situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis (Square, Vercel, Google, Meta). Avant tout transfert, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) conformément à l'article 17 de la Loi 25 et nous nous assurons que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate au moyen de clauses contractuelles écrites.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux finalités identifiées ou pour respecter une obligation légale :

• Messages envoyés via le formulaire de contact : 24 mois après la dernière interaction.
• Dossier de rendez-vous et historique clinique : selon les obligations professionnelles applicables (jusqu'à 5 ans après la dernière visite, ou plus si requis par la loi).
• Consentement marketing : jusqu'à votre retrait du consentement, puis archivé 12 mois aux fins de preuve.
• Journaux techniques (sécurité) : 12 mois maximum.

Au-delà de ces périodes, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière irréversible.

En vertu de la Loi 25 et de la LPRPDE, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : faire corriger les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit de retirer votre consentement en tout temps.
• Droit à la portabilité (depuis septembre 2024) : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander leur transfert direct à un autre organisme.
• Droit à la désindexation : demander que les hyperliens vers des renseignements vous concernant cessent d'être diffusés lorsque la diffusion vous cause un préjudice grave à la réputation ou à la vie privée.
• Droit d'opposition au traitement à des fins de profilage et aux décisions automatisées.
• Droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer un droit, écrivez-nous à [email protected] en indiquant clairement votre demande. Nous répondrons dans les 30 jours conformément à la loi. Nous pourrions vous demander une preuve d'identité raisonnable avant de donner suite.

Nous ne prenons pas de décisions exclusivement automatisées qui produisent des effets juridiques ou significatifs à votre égard. Si une telle décision devait être mise en place, nous vous en informerions au préalable et vous offririons la possibilité de présenter vos observations et de demander une révision humaine.

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables, proportionnelles à la sensibilité des renseignements, incluant : chiffrement en transit (HTTPS/TLS), contrôle d'accès basé sur les rôles, journalisation des accès, sauvegardes régulières, formation du personnel sur la confidentialité, et politiques internes de gestion des incidents.

En cas d'incident impliquant vos renseignements personnels présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons sans délai ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec, conformément à l'article 3.5 de la Loi 25. Nous maintenons un registre des incidents qui peut être consulté par la Commission.

Nos services s'adressent aux personnes majeures. Pour les mineurs de moins de 14 ans, le consentement doit être donné par le titulaire de l'autorité parentale. Pour les mineurs de 14 ans et plus, le consentement peut être donné par le mineur ou par le titulaire de l'autorité parentale.

Notre site utilise des témoins pour fonctionner correctement, mesurer son audience et, avec votre consentement, mesurer la performance publicitaire. Vous pouvez gérer vos préférences à tout moment via notre bannière de témoins ou en consultant notre Politique relative aux témoins.

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter des changements légaux ou opérationnels. La date de mise à jour figure au début du document. Pour les changements substantiels, nous afficherons un avis bien en vue sur le site Web.

Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels, écrivez-nous à [email protected].